Asistente Personal y de Operaciones (Remoto)

Busco una persona organizada, responsable, discreta y proactiva para ayudarme tanto en la gestión diaria de una academia online de idiomas como en determinadas tareas organizativas y administrativas personales.

La colaboración sería de aproximadamente 2 a 3 horas al día, 4 o 5 días por semana, con posibilidad de ampliar responsabilidades en el futuro.

Se valorará especialmente la capacidad para trabajar de forma autónoma, anticiparse a las necesidades y mantener una excelente organización.

Horario preferente: mañanas (hora de España), aunque existe cierta flexibilidad.

Herramientas de trabajo

La persona seleccionada tendrá acceso a diferentes herramientas necesarias para el desempeño de sus funciones:

• WhatsApp de la academia.
• Correo electrónico corporativo.
• Calendarios de Google Workspace.
• Google Drive y documentación interna.
• Canva Pro.
• Herramientas de gestión de tareas y organización.
• Otras aplicaciones necesarias para el funcionamiento de la academia.

1. Responsabilidades diarias

Estas tareas formarán parte del funcionamiento habitual del puesto.

Atención al alumno

• Revisar y responder mensajes de WhatsApp.
• Revisar y responder correos electrónicos.
• Gestionar solicitudes de información.
• Resolver dudas frecuentes siguiendo procedimientos establecidos.
• Derivar incidencias importantes cuando sea necesario.
• Mantener una atención rápida, profesional y cercana.

Gestión administrativa

• Emitir facturas mensuales de alumnos y profesores.
• Realizar seguimiento de pagos pendientes.
• Actualizar fichas y registros de alumnos.
• Mantener organizados documentos, carpetas y archivos.
• Gestionar documentación administrativa básica.

Organización académica

• Gestionar cambios de horario.
• Coordinar recuperaciones de clases.
• Actualizar calendarios.
• Mantener informados a profesores y alumnos sobre cambios o incidencias.
• Supervisar que la información académica esté actualizada.

Comunicación y organización interna

• Informar de incidencias relevantes.
• Mantener actualizado el sistema de tareas.
• Detectar posibles mejoras organizativas.
• Proponer soluciones cuando identifique problemas o procesos mejorables.

2. Tareas, proyectos y lista de pendientes

Además de las responsabilidades diarias, la persona trabajará de forma progresiva en tareas y proyectos asignados a través de una lista de pendientes.

No todas las tareas serán iguales y podrán variar en función de las necesidades de la academia o de nuevos proyectos.

Marketing y comunicación

(No es necesaria experiencia previa en marketing)

• Programar publicaciones.
• Adaptar diseños sencillos en Canva.
• Preparar campañas promocionales.
• Ayudar en la organización de acciones comerciales y de comunicación.
• Apoyar en la preparación de contenido para redes sociales.

Organización y mejora de procesos

• Crear documentos internos.
• Actualizar procedimientos.
• Organizar bases de datos.
• Revisar procesos existentes.
• Ayudar a optimizar la organización general del negocio.

Página web

• Actualizar información.
• Añadir nuevos cursos o promociones.
• Revisar errores o contenido desactualizado.
• Mantener actualizadas determinadas secciones.

Profesores y equipo

• Preparar documentación.
• Recopilar horas impartidas.
• Organizar información necesaria para pagos.
• Ayudar en la coordinación general del equipo.

Nuevos proyectos

• Participar en el lanzamiento de nuevos cursos.
• Preparar documentación informativa.
• Realizar investigaciones sencillas.
• Comparar herramientas o proveedores.
• Dar apoyo administrativo a nuevas iniciativas.

Asistencia personal y organizativa

De forma ocasional, también podrá colaborar en determinadas tareas organizativas personales o profesionales relacionadas con la actividad de la dirección.

Por ejemplo:

• Búsqueda de información.
• Comparación de servicios o proveedores.
• Organización de documentos.
• Gestión básica de citas o calendarios.
• Seguimiento de determinadas gestiones.
• Otras tareas administrativas y organizativas que puedan surgir.

Perfil buscado

• Excelente redacción en español.
• Buen nivel de inglés escrito.
• Capacidad para trabajar de forma autónoma.
• Atención al detalle.
• Buena organización.
• Discreción y profesionalidad.
• Facilidad para aprender nuevas herramientas digitales.
• Capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente.

Se valorará

• Experiencia previa como asistente virtual, asistente ejecutiva, administrativa o atención al cliente.
• Experiencia trabajando de forma remota.
• Conocimiento de Canva, Google Workspace o herramientas similares.
• Conocimiento de francés u otros idiomas.

Objetivo del puesto

Busco una persona de confianza con la que construir una colaboración a largo plazo.

El objetivo es que, con el tiempo, pueda asumir cada vez más responsabilidades y convertirse en una pieza clave tanto en la organización de la academia como en la gestión operativa del día a día.

Sueldo: $8,00 - $15,00 la hora

Lugar de trabajo: Empleo remoto