Funciones de un asistente administrativo

¿Cuál es el perfil de un asistente administrativo?

Los asistentes administrativos desempeñan funciones administrativas de carácter general, a menudo en nombre de algún responsable de la empresa. Si es usted una persona muy motivada y organizada, este podría ser su trabajo ideal. El día a día como asistente administrativo incluye coordinar diversas agendas, atender llamadas telefónicas y mensajes, enviar correos electrónicos, prepararse para importantes reuniones y presentaciones, tomar notas durante las mismas y muchas otras tareas afines.

Los asistentes administrativos suelen ser personas amigables y cercanas que trabajan bien al lado de jefes con muchos tipos de personalidad distintos. Los mejores asistentes administrativos destacan por la organización, su gestión del tiempo y por su elevada confianza en diversas personas; además, gozan de una actitud emprendedora, lo que los lleva a ocuparse de los asuntos antes de que otros lo juzguen necesario. Por lo general, las personas que tienen éxito en este puesto suelen promocionarse hasta servir como ayudantes de los jefes de un rango superior (y llegan a convertirse en asistentes ejecutivos), dirigir a otros asistentes administrativos u ocupar el puesto de gerente de oficina.

Modelo de descripción del cargo de asistente administrativo

Descripción general del empleo

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Responsabilidades de un asistente administrativo

  • Recibir a los visitantes y orientarlos en la dirección correcta, responder preguntas y crear un ambiente acogedor
  • Organizar y mantener archivos y bases de datos de manera confidencial
  • Gestionar la comunicación, incluyendo correos electrónicos y llamadas telefónicas
  • Filtrar llamadas telefónicas, redirigir llamadas y tomar mensajes
  • Programar citas, reuniones y reservas según sea necesario
  • Recibir entregas; clasificar y distribuir el correo entrante
  • Mantener y ordenar los suministros de oficina
  • Recibir facturas y revisar que sean correctas
  • Coordinar los preparativos de viaje del personal, como el transporte y el alojamiento

Requisitos del cargo de asistente administrativo

  • Se requiere un diploma de secundaria o un título de educación general (GED). Es preferible un título en Administración de Empresas.
  • 2-3 años de experiencia de administrativo, secretariado o de oficina
  • Buen conocimiento de informática, incluyendo Microsoft Office
  • Sólida capacidad de comunicación verbal y escrita
  • Habilidad para aceptar cambios de rutinaria
  • Elevado nivel de atención al detalle
  • Experiencia en la entrada de datos
  • Conocimientos prácticos de equipos generales de oficina

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Empleadores: cómo redactar descripciones de empleos eficaces

  • Asegúrate de mencionar los años de experiencia laboral o la formación académica necesarios para el empleo
  • Cuenta a las personas que buscan empleo qué es lo que hace única a tu empresa y lo genial del empleo
  • La longitud ideal es de unos cuantos párrafos o unas 200 palabras
  • Asegúrate de separar los párrafos correctamente y de usar viñetas para facilitar su lectura.
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